Unde se pierde timpul la ofertare
La un distribuitor de materiale electrice, o cerere de ofertă de 40 de linii înseamnă 40 de căutări de cod în ERP, verificarea stocului în mai multe gestiuni, prețul de listă și ultimul preț practicat pentru acel client. Cererile vin în formate diferite: liste scrise de mână, PDF-uri, Excel-uri trimise pe email, uneori doar un mesaj cu denumiri aproximative.
Cea mai mare parte a timpului nu se duce pe decizia comercială, ci pe retastare și căutare. Ofertarea este și primul flux pe care NOVIQ îl preia cap-coadă, pentru că adună toate datele firmei: catalog, stoc, preț, istoric și client.
Cum funcționează, în patru pași
- Cererea, așa cum vine. Încarci o poză cu o listă scrisă de mână, o captură de conversație, un email, un PDF sau un fișier Excel, ori lipești direct textul cererii. Nimic de reformatat.
- Potrivirea cu catalogul. Fiecare linie primește un cod din catalogul tău, cu prețul și stocul curent din ERP și gradul de potrivire.
- Omul verifică excepțiile. Liniile cu potrivire nesigură și stocul insuficient ies în evidență. Pe fiecare linie vezi istoricul de preț și ofertele anterioare.
- Oferta pleacă. Totalurile cu TVA se calculează pe loc, oferta se exportă PDF și se poate duplica pentru clientul următor. Totul rămâne în istoric.
Ce vezi pe fiecare linie de ofertă
- codul din catalog și denumirea din ERP;
- cantitatea și unitatea de măsură (bucăți, metri);
- prețul unitar și valoarea liniei;
- stocul din ERP, cu stocul insuficient marcat;
- gradul de potrivire între textul din cerere și produsul ales;
- istoricul de preț al produsului și ofertele anterioare în care a apărut.
Pe lângă linii, NOVIQ face analiza stocului pentru toată oferta, ca să știi înainte de trimitere ce se poate livra imediat.
Oferte pornite din schema tabloului
Pentru biroul de ofertare, NOVIQ citește o schemă electrică (PDF sau imagine), recunoaște simbolurile și extrage lista de materiale. Lista se potrivește apoi cu catalogul, stocul și prețul din ERP, exact ca o cerere obișnuită. Preferințele de ofertare (de exemplu producătorii preferați) se setează o singură dată și se aplică tuturor schemelor.
Ce rămâne sub controlul tău
NOVIQ pregătește draftul; decizia rămâne la om. Oferta nu pleacă singură la client, iar emailurile propuse de asistent rămân ciorne până apeși Trimite. ERP-ul rămâne sursa de adevăr: NOVIQ citește din el prețul și stocul, nu le înlocuiește.
Întrebări frecvente
Ce formate de cereri de ofertă poate citi NOVIQ?
PDF, Excel, email, poze sau scanări ale unor liste scrise de mână, capturi de conversație și text lipit direct. Dintr-o schemă electrică (PDF sau imagine) extrage direct lista de materiale pentru ofertă.
Trebuie să schimbăm ERP-ul ca să folosim ofertarea automată?
Nu. NOVIQ lucrează peste ERP-ul existent și citește din el catalogul, prețurile și stocul. ERP-ul rămâne sursa de adevăr.
Ce se întâmplă când un produs din cerere nu e recunoscut sigur?
Linia primește un grad de potrivire mai mic și iese în evidență pentru verificare. Omul alege produsul corect înainte ca oferta să fie exportată.
Oferta se trimite automat clientului?
Nu. NOVIQ pregătește draftul și exportul PDF. Trimiterea o decide omul; mesajele propuse de asistent rămân ciorne până apeși Trimite.